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Comunicação virtual

Atualmente o e-mail é uma forma muito utilizada de comunicação no mundo corporativo. É rápido, prático e seguro. Além disso, através dele, muitas vezes as pessoas conseguem dizer coisas que pessoalmente ou por telefone não teriam coragem.
O que muitas pessoas ainda não se deram conta é que apesar de ser um meio prático e não ter um manual de como se escrever um e-mail, é importante tomar alguns cuidados.
1) Assuntos muito delicados, que exijam muita explicação não devem ser passados por e-mail, pois o texto torna-se muito longo e é provável que o destinatário fique com dúvidas ou não entenda nada do que você está tentando dizer. Nesses casos é melhor usar o telefone ou a conversa pessoalmente mesmo.
2) Se optar por enviar um e-mail não espere por resposta imediata, afinal o destinatário pode não estar conectado e demorar um pouco para ver e não vai adiantar você ficar enviando novos e-mails pedindo resposta.
3) Outra dica importante é ter calma quando receber um e-mail que lhe deixe irritado, nervoso ou chateado. É melhor esperar “a poeira baixar”, pois as mensagens enviadas são interpretadas com mais rigidez do que falar pessoalmente e não é possível um pedido de desculpas imediato. Em função disso, o conflito pode virar uma bola de neve e muitas vezes sem necessidade. Espere algumas horas ou até mesmo o dia seguinte para responder.
4) Preencha o assunto da mensagem para que o destinatário já tenha uma noção do que se trata.
5) Cuidado com o vocabulário. É comum fazermos abreviações na internet, porém tem certos assuntos e destinatários com os quais devemos manter a formalidade e a escrita correta da língua portuguesa.
6) Seja objetivo, procure usar tópicos para separar diferentes assuntos tratados na mesma mensagem. Fica mais claro para quem está lendo.
7) Anexos só devem ser encaminhados quando for necessário, se possível inclua-os no texto do e-mail. Tome cuidado com anexos muito grandes ou mais de um na mesma mensagem, isso normalmente dificulta o recebimento.
8) Ao finalizar o e-mail lembre-se sempre de assinar, se possível coloque nome completo, empresa, cargo e contatos.
Use e abuse dessa ferramenta, mas esteja atento a esses detalhes importantes!

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Taísa da Silva Cassol é psicóloga clínica e organizacional – CRP 12/06288 - taisapsico@gmail.com - facebook.com/psicologataisa
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